Journalisten haben keine Zeit. Und wenn sie welche haben, dann nie genug. Erst recht nicht für das Bearbeiten von Presseinfos. Lieber wird recherchiert, eine Reportage verfasst oder investigativ ermittelt. Deshalb ist es angebracht, dem Journalisten das eigene Anliegen so zu servieren, dass er es ohne großen Aufwand verwerten kann. Wir müssen also Werbung betreiben, allerdings nicht für unseren Verein, sondern für dessen Pressearbeit. Dazu gehört zum Beispiel, dass der Redakteur in einem Verein einen ständigen Ansprechpartner hat, der zu fast jedem Thema kompetent Auskunft geben kann und auch vom Verein dazu bemächtigt ist, dies zu tun.
Durch den regelmäßigen Kontakt bekommen beide Seiten ein Gespür dafür, was dem Gegenüber wichtig ist; eine gezieltere Zuarbeite wird möglich und der Pressewart kann beispielsweise schon vor dem Verfassen einer Pressemitteilung entscheiden, ob ihr Anlass in der Redaktion überhaupt eine Chance auf Veröffentlichung hat. Wenn nicht, so ist es besser, die Pressemitteilung landet bereits im Papierkorb des Pressewartes und nicht in dem der Redaktion – so vermeidet man den Ruf, die Zeitung mit überflüssigen Mitteilungen zu belästigen.
Die wenige Zeit der Journalisten bedeutet weiterhin, dass man nicht warten darf, bis sie an den Pressewart herantreten – dann wartet man ewig. Die Kontaktperson muss die Redakteure mit Informationen versorgen, aber nicht überfluten. Um zu erreichen, dass möglicherweise doch eine Kontaktaufnahme seitens der Redaktion erfolgt, sind persönliche Gespräche empfehlenswert, um sich besser kennen zu lernen. Was spricht gegen einen Redaktionsbesuch, um sich gegenseitig kennenzulernen? Auch hier muss der Pressesprecher wieder die Initiative ergreifen, in der Redaktion anrufen und einen Gesprächstermin vereinbaren. Gibt es mehrere Presseorgane vor Ort, so müssen alle Einrichtungen gleichermaßen mit Informationen versorgt und gleiche Kontakte gepflegt werden. So kann man ein Gespür dafür entwickeln, welche Prioritäten die Zeitung setzt, welche Besonderheiten sie aufweist (zum Beispiel eine Jugendseite, Vereinsbeilagen, …). Ein Service für die Redaktion kann dabei die Übergabe einer Pressemappe sein oder die Übergabe der eigenen Visitenkarte mit aktuellen Kontaktinformationen.
Bei einem Treffen kann zum Beispiel die Möglichkeit genutzt werden, mit dem Redakteur über zukünftige Projekte zu sprechen oder sich zu erkundigen, aus welchen Gründen beispielsweise die vorhergegangene Pressemitteilung gar nicht oder nur sehr verkürzt veröffentlich wurde. Hat der Redakteur den Text stark verändert oder eventuelle Fehler verursacht, so machen wir ihn höflich darauf aufmerksam, ohne ausfallend zu werden, und erkundigen uns nach den Gründen. Allerdings sollten wir dem Redakteur nicht mit einem vereinzelten Rechtschreibfehler nerven.
Umgekehrt gilt natürlich in jedem Fall, dass wir uns für eine besonders gelungene Veröffentlichung bedanken, denn auch ein Redakteur freut sich über Lob für seine Arbeit. Kommt der Redakteur in den Verein, so muss sichergestellt sein, dass ein kompetenter Ansprechpartner anwesend ist. Dabei mag zwar der erste Vorsitzende gerne anwesend sein, aber das eigentliche Gespräch mit dem Journalisten sollte der Pressewart führen. Andere Mitglieder werden sowieso irgendwann einmischen, um Zusatzinformationen zu geben (die leider meist niemand wissen will). Deshalb ist es von Vorteil, wenn der Pressewart die Gesprächsführung von Seiten des Vereins übernimmt, da er am besten abschätzen kann, was der Redakteur wissen will. Natürlich muss er die Verantwortlichen für gewisse Projekte hinzuziehen.
Die Hauptaufgabe eines Journalisten besteht darin, Neuigkeiten zu finden und sie für die Leserschaft aufzubereiten. Doch es kommt nicht selten vor, dass solche Neuigkeiten für den Betroffenen höchst unerfreulich sind – sei es, weil die eingereichte Pressemitteilung übermäßig gekürzt wurde, falsch oder gar nicht veröffentlicht wurde, oder weil der Redakteur Fakten herausgefunden hat, die man im Verein bisher ignorierte. Hiermit muss der Pressewart umgehen und mit dem Redakteur sachlich darüber diskutieren – und auch im Verein darauf aufmerksam machen, dass er nicht die Instanz ist, die letztendlich über Art und Inhalt einer Veröffentlichung entscheidet, sondern nur als Zuarbeiter in punkto Informationen fungiert. Dies gilt für die Information vom Verein an die Medien, aber auch ein Vermittler zwischen Medien und Verein sollte der Pressesprecher sein.
Man muss immer bedenken, dass Journalisten nicht auf der Welt sind, um Vereine zu loben. Kommt es einmal zu einem schwerwiegenden Konflikt, so sollte man zunächst die Ursachen klären, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden. Möglichkeiten zur Korrektur bieten sich zunächst in Form einer zweiten Pressemitteilung oder eines richtigstellenden Leserbriefes.
